Vpišite ključne besede

post

5 stvari, na katere ne pomislimo pri organizaciji dogodkov

5 stvari, na katere ne pomislimo pri organizaciji dogodkov

Morda se organizacija dogodkov sliši kot mala malica, a je za pripravo odličnega dogodka potrebno veliko priprav, koordinacije in komunikacije z deležniki. Pri tem se lahko marsikaj hitro zaplete.

Katere so tiste stvari, na katere ne smete pozabiti, ko se prvič odločate za organizacijo dogodka?

1. Načrtovanja in organizacije dogodkov se lotite pravočasno

Kdaj ste določili datum dogodka? Boste imeli dovolj časa za pripravo?

Imate rezerviran prostor? Kaj če bo ravno na želeni  termin zaseden? Lahko slabo vreme vpliva na doživetje dogodka?

Ste dogovorjeni z grafičnim oblikovalcem, ki vam bo oblikoval celostno grafično podobo? Tega ne delajte zadnji trenutek. Ni nujno, da vam bo prvi dizajn všeč in verjetno boste hoteli popravke.

Ste določili namen, cilje, samo temo dogodka, ime in slogan? Ste pripravili vsebino? Brez vsebine in teme grafični oblikovalec ne bo mogel opraviti svojega dela.

Bo dovolj časa za promocijo dogodka?

Kako je pa s financami? Ste naredili finančni načrt, imate na razpolago dovolj sredstev? In zlato rezervo? Če temu ni tako, se boste verjetno morali obrniti tudi na sponzorje, dogovarjanje z njimi pa se lahko časovno precej zavleče. Niso vsi odzivni, poleg tega se bodo verjetno morali ob vsem svojem delu posvetovati tudi s svojimi sodelavci, kar pa zna trajati.

V ekipi vas je dovolj? Imate nekoga, ki bo prevzel vodilno vlogo, pisca vsebin, grafičnega oblikovalca, osebo za promocijo, pridobivanje sponzorjev … Glede na obseg dogodka pa poskrbite tudi za ekipo na sam dan dogodka. Potrebovali boste vodjo dogodka, ki ima vse pod nadzorom, tehnika, fotografa, snemalca, osebo za komuniciranje z mediji, po potrebi hostese, varnostnike, redarje in drugo pomoč.

Pravega odgovora, kdaj začeti s pripravo na dogodek, ni. Vse je odvisno od tega, kako obsežen dogodek pripravljate, koliko časa bo potekal, koliko ljudi naj bi se ga udeležilo, koliko ljudi bo organiziralo sam dogodek in koliko časa bodo lahko temu posvetili.

Nenapisano pravilo pravi, da število dni, kolikor bo trajal dogodek, pomnožite s številko 30. To pomeni, da če pripravljate enodnevni dogodek, si vzemite vsaj 30 dni časa za načrtovanje. Seveda je vse odvisno od okoliščin, kot so število ljudi v organizaciji, obsežnost dogodka, finančna sredstva in ostali že omenjeni faktorji.

Manjši dogodek je dobro začeti načrtovati več kot en mesec prej, vsaj mesec dni naj poteka promocija dogodka. Če načrtujete večji dogodek, si vzemite najmanj 3 mesece časa. V primeru, da potrebujete tudi sponzorje, začnite z organizacijo še prej.

2. Učinkovito komunicirajte z ekipo

Delegirajte naloge vsem sodelujočim pri organizaciji in jim natančno razložite, kakšne so njihove zadolžitve. Pri tem upoštevajte, kakšen način komunikacije jim ustreza oz. na kakšen način se informacija najbolje usidra. Nekateri želijo poleg govorjenega še vse zapisano, nekateri si sami delajo zapiske. Grafičnemu oblikovalcu boste usmeritve najlažje predali, če svoje želje komunicirate s primeri slikovnega gradiva, ki ga lahko poiščete na spletu.

Mnogim kakšne stvari mogoče niso samoumevne, npr. pozornost na udeležence dogodka (imajo zapestnico, ki potrjuje njihovo udeležbo ali so zgolj »firbci«), dostop do prostorov (člani ekipe nadzorujejo, kdo se kje sprehaja) in jim je treba vse dodatno poudariti.

Pomembno je tudi dosledno poročanje celotni ekipi o najmanjših spremembah. Npr. dostop na dan dogodka ni omogočen z določene strani lokacije. O tem je treba obvestiti vse usmerjevalce, da ne bodo ljudi pošiljali na napačen konec.

Tudi v primeru, ko ste organizatorji dogodka s strani naročnika, komunicirajte z njim o vsaki spremembi, sprotno vnašajte pomembne informacije v tabele (sploh če tabele ureja več ljudi, da ne pride do neljubih nesoglasij ali celo finančnih zapletov).

Pred vsakim dogodkom pojdite čez program in listo opravil s celotno ekipo. Ponovite posameznikom vse njihove naloge in jim dovolite, da zastavijo morebitna dodatna vprašanja. Ob večjih dogodkih ne pozabite na generalko, s katero zaključite vsaj eno uro pred začetkom prihoda gostov (upoštevajte možne zaplete, nedelovanje tehnike itd.).

3. Čas dogodka vpliva na udeležbo

Dogodek naj bo času primeren. Pozanimajte se, ali je vaša ciljna publika v tistem času po navadi prosta. Kako čas praznikov in dopustov vpliva na udeležbo vašega dogodka? Nekateri dogodki se morajo odvijati med prazniki (npr. božično praznovanje), pri drugih pa je bolje, da se ne dogajajo v času počitnic (npr. poslovna konferenca).

Upoštevajte tudi izpitno obdobje, če je dogodek namenjen študentom. Bodite tudi pozorni, da se v istem času ne odvija podoben dogodek blizu vaše lokacije, raje izberite drug datum.

4. Vzemite v zakup, da bodo ljudje na dogodek zamujali, nekaterih niti ne bo

Udeleženci na dogodke velikokrat zamujajo. Ali se od doma odpravijo zadnji trenutek, iščejo parkirno mesto, zamudijo avtobus. Saj veste, čas je danes velika vrednota. Upoštevajte zamudo v agendi in načrtujte začetek dogodka kasneje, kot je uradno objavljeno.

V  tem času poskrbite, da točnim udeležencem ne bo dolgčas. Lahko jih spodbudite, da se med seboj mrežijo, pripravite foto kotiček in druge kratkočasne aktivnosti.

Poleg tega prazen prostor ne daje dobrega vtisa. Poskrbite, da bodo vsi sedeži zasedeni (raje jih namestite malo manj in jih po potrebi dodajte).

5. Vedno imejte načrt B

Po Murphyjevem zakonu gre vedno kaj narobe, zato bodite pripravljeni na možne nevšečnosti.

Lahko se zgodi, da zadnji trenutek iz opravičljivih razlogov odpove pomemben govornik na dogodku. Kaj boste storili v tem primeru? Vaš skrbno izdelan program bo treba zadnji trenutek prilagajati in ustrezno komunicirati spremembo z občinstvom. Če imate na voljo dovolj drugih govornikov, boste lahko našli zamenjavo. Kljub temu pa pri organizaciji dogodka vedno preti najhujši scenarij: odpoved dogodka.

Lahko se zgodi neljubi pripetljaj, ko najemodajalci zadnji trenutek odpovedo najem dvorane, ker ima drug organizator prednost. Zato vedno imejte v rezervi vsaj še eno možnost, za katero upate, da bo v želenem terminu na voljo. Poskrbite, da imate dovolj časa, da o spremembi lokacije obvestite vse udeležence.

Tudi vreme lahko znatno vpliva na udeležbo prijavljenih, četudi se dogodek odvija v pokritem prostoru. Mogoče bo ravno tisti dan divjal snežni metež in bo na cesti kaos. O tem bodo poročali mediji in ljudje bodo raje ostali v zavetju svojega doma. Na takšne stvari včasih žal nimamo vpliva.

Izjem ni tudi pri pomanjkanju števila udeležencev na dogodku. To se zgodi, kadar premalo pozornosti namenimo promociji in marketingu. Četudi je dogodek pripravljen brezhibno, če ljudje ne vedo zanj ali se ta odvija ob neprimernem času, obstaja verjetnost, da boste imeli izzive z udeležbo.

Ob organiziranju še tako vrhunskega dogodka, vam jih lahko zagodejo nepredvidljive okoliščine, ki jih včasih ne morete nadzirati. Zato je pomembno, da ste kot organizatorji odporni na stres in inovativni pri iskanju rešitev.

Želiš izvedeti več?

V Zavodu Ypsilon pripravljamo Hitro šolo organizacije dogodkov! Pridite v torek, 6. februarja ob 18.00 v prostore ABC Huba (spodnja etaža Emporiuma, BTC City). Vabljeni vsi, ki želite izvedeti, kako se lotiti organizacije vašega prvega dogodka in nočete izpustiti pomembnih malenkosti, ki bodo vplivale na uspeh dogodka.